電話代行会社を比較する6つのポイント

電話代行会社を選ぶ際、A社とB社のように良いなあと思う電話代行会社が見つかった時に、重要な比較ポイントについてお伝えします。以下の6つの比較ポイントは必ず目を通すようにしましょう。早速一つ一つ確認していきましょう。

・月額料金と月のコール数
・サービスの質 (無料期間、返金保証、初期費用の確認も)
・専門の業種を扱ったプランはあるか？
・便利な機能はあるか？
・土・日、祝日対応か？
・利用者の口コミをチェックする

月額料金と月のコール数

誰でもできれば月額料金を安く抑えたいと思うことでしょう。事実、電話代行会社には “格安” を売りにしている会社もあります。しかし電話代行とは冒頭にも少し触れた通り、会社の第一印象を与えたり、会社の顔となる応対を外注するサービスでもあります。料金を安く抑えられたとしても肝心の電話代行サービスが散々だったり機能しなければ返って会社にとってマイナスになってしまうことを覚えておきましょう。

コール数とは、その月の受電回数を指します。例えば、あなたの会社は平均して毎月100件くらいの電話がかかってくるとすれば、月のコール数が100件に対応しているサービスやプランを選ぶ必要があります。月のコール数が100件を超えてしまった場合は、それぞれの電話代行会社が設定している、1件数百円の超過分の追加料金を払うことになります。月額料金とコール数はセットで確認するようにしましょう。

サービスの質

電話代行会社のサービスの質を検証するには、無料期間、返金保証、初期費用の項目について必ず目を通すようにしましょう。電話代行会社のオフィシャルサイトを見るだけでは、なかなか本質が受け取りにくいです。そんなときは、無料期間 (トライアル期間) を設けているか？、返金保証の扱いはあるか？、初期費用を払う必要があるか？についてチェックしましょう。

・無料期間

まず一番大事な指標となるのが無料期間を設けているか？です。今の時代、本当にユーザーの事を思ってサービスを展開している電話代行会社なら、7日間の無料期間、10日間の無料トライアル、など、実際に電話代行サービスを無料で利用できる期間を設けている会社の方が多いです。

裏を返せば、自社のサービスに自信がある、安心して使って欲しいという電話代行会社は必ず無料期間を設けていますので、無料期間を設けているか？いないか？は一種の、安心して利用できる電話代行会社をふるいにかけるようなチェック項目です。

・返金保証

電話代行会社によっては、返金保証を設けている会社もあります。返金保証とは、例えば30日間実際にサービスを利用してみて、サービスに納得頂けなかった場合は全額を返金してくれる、というような制度です。こちらも自社のサービスに自信があり、安心してユーザーにサービスを利用してもらえるように設定された制度です。無料期間と返金保証をダブルで備えている、顧客目線の素晴らしい電話代行会社もあります。

・初期費用

初期費用とは、電話代行会社と契約する際、月額料金とは別に最初にかかる費用のことです。電話代行業界では、現在初期費用を設けている会社は少ないですが、サービスの設計上、初期費用を設けている電話代行会社もあります。電話代行会社によっては、サービスの解約時に初期費用を返金してくれる会社もありますので、確認するようにしましょう。

専門の業種を扱ったプランはあるか？

例えばあなたが弁護士の場合、士業を専門にしたプランやサービスがある電話代行会社を選んだ方が、一般的には難しい専門用語などにも精通しており適切に対応・聴取することができます。また、専門性に対する経験値やノウハウがある分質の高い電話応対を望めます。電話代行会社によっては不動産専門、水道工事専門の電話代行プランを用意している会社もございます。

便利な機能はあるか？

電話代行会社によっては、そこでしかないような画期的な機能を有しています。例えば「通話録音サービス」のような、かかってきた電話の応対内容を録音してくれて後で契約者がその録音を聞くことができる便利な機能を提供しています。どんな便利な機能があるかもチェックするようにしましょう。

土日応対が必須！という場合は、土日応対も対応している電話代行会社を選ぶ

土日や祝日、大型連休も電話代行サービスを利用したい、24時間営業の会社、休みのない会社などは必ず「365日、24時間、土日対応」の電話代行会社を選びましょう。数は少ないながら対応している会社はあります。

利用者から評判・口コミ、電話代行会社の評判にも耳を傾ける

電話代行会社のサイトでは、よくサービスを利用しているお客様の声やレビューを紹介しています。こういった他社の利用例を参考にし、同じような業種の会社が利用していないか？利用者の評判などにも目を通しましょう。しかしながら注意しておきたいのはお客様の声を全て信じないことです。

電話代行会社によっては、会社名と実名を出してお客様の声や利用者様の声として紹介していますが、一部では外からは不透明なお客様の声を掲載している会社がございます。会社名実名でお客様の声を掲載している会社は企業努力であり、全部を信じて良いという訳ではありませんが、とても参考になるはずです。