中小企業にとって会社の電話応対とは、お互い相手の姿形は見えませんが会社の顔となるような、会社の第一印象をお客様に与える重要な役割を担っています。つまり信頼できる顧客応対の行き届いた電話代行会社と契約することが求められます。
では信頼できる電話代行会社とは、いったいどいう会社のことでしょうか？信頼できる電話代行会社か判断する際の確認事項を以下に箇条書きします。
先ずは電話代行会社のオフィシャルサイトを確認し、上記の項目を必ず確認しましょう。会社が嘘をついていない限り、会社のホームページから企業理念や誠意あるメッセージなどある程度の確証は得られると思います。
一つ近年の傾向で気をつけなければならないことが、2019年の1月に発売され日本でも話題となった、ハンス・ロスリング/オーラ・ロスリング(著) によるビジネス書『FACTFULNESS（ファクトフルネス）10の思い込みを乗り越え、データを基に世界を正しく見る習慣』(データや事実にもとづき、世界を読み解く習慣を語った本) 以降トレンドとなっているファクトとされている数値の見方です。
ある電話代行会社では、電話代行サービスにおける「応答率○○%以上」「契約継続率○○%」などとうたっていますが、その指標は自社にあるために公正な数字とは言いにくいのです。視聴者としては全体的な印象から納得してしまいがちですが、その数値の裏付けは何ですか？というような疑いの目を持つことも必要です。
上にあげた「・電話秘書の質が良い」「・実績があり信頼できる」「・お客様、契約者様の声などで評価が高い」などは電話代行会社のホームページなどで確認することができますが、果たしてそれが本当かどうかは個人の判断に委ねられます。では "信頼できる電話代行会社はどう見極めるの？" という質問が出てきそうですが、それを見極める大きなポイントがございます。それが最後にあげた「・無料トライアル、返金保証などを設けている」という項目です。
自社の電話代行サービスに自信がある会社は、無料でサービスを利用できるトライアル期間を設けいます。更にサービスに自信がある電話代行会社は返金保証も設けています。
期待していたようなサービスが受けられなかった、電話秘書の受け答えに不満があった場合など、試しに電話代行サービスを使ってみたが必要がなかった場合など、どのような理由であれサービスに納得がいかなかった場合には返金されるという仕組みです。
電話代行サービスの月額費用とは別に、昔は新規登録料として契約時にかかっていたもの。昨今はほとんどの電話代行会社で新規登録料を取られることはないが、古い体質の一部の会社ではまだあるところもある。
つまり電話代行サービスに自信がある会社は「無料トライアル期間」「返金保証」を設けているのです。これは一つ電話代行会社を見極める際に大事な指標となりますので覚えておきましょう。ちなみにこの2つを設けている電話代行会社もご紹介致します。
| 会社名 | 無料期間 | 返金保証 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 渋谷オフィス | 10日間 | 30日間 | 無料期間と返金保証の2つを完備しています |
| テルリンク | 1ヶ月 | なし | 安心お試し1ヶ月無料 |
| ハートフルコールセンター | 30日間 | なし | 30日間の無料トライアルを用意しています |
| ビジネスアシスト | 30日間 | なし | 1ヶ月分無料の仮申し込みを用意しています |
| シンフォネット | なし | 1ヶ月 | 申込み後、1ヶ月間不満足なら全額返金 |
| CUBE電話代行 | 1ヶ月 | なし | 1ヶ月お試しのサービス保証制度を用意しています |
| テルシンク24 | 1ヶ月 | なし | なし |
| ベルシステム24 | 14日間 | なし | お試し14日間、全額返金保証制度 |
| fondesk | 14日間 | なし | 無料お試しはこちら |
| MKサービス | 10日間 | なし | なし |
上記の表では「無料期間」「返金保証」を設けている電話代行会社を紹介しています。表を元に各電話代行会社の取組みをご紹介します。
電話代行の渋谷オフィス
数ある電話代行会社の中で「無料期間」と「返金保証」を設けているのが渋谷オフィスです。無料期間は10日間無料のトライアルを設けており、更にサービス開始後30日間使ってみて満足頂けなかった場合は全額返金してくれます。この「無料期間」と「返金保証」を設けているということは顧客目線でサービスを運営しており、顧客が安心してサービスを利用できる環境を用意してくれています。
また自社のサービスに自信があるからこそできることでもあります。渋谷オフィスの経営理念には、"がんばる起業家・個人事業主・中小企業を応援します！" というミッションステートメントからもお分かり頂けるとように、起業家、個人事業、中小企業を応援、活躍できる環境を提供していることが伝わります。
株式会社ベルシステム24
株式会社ベルシステム24は、「お試し14日間、全額返金保証制度」を設けていますが、無料期間という訳ではなくサービスを実際に使用してみて満足できなかった場合14日以内であれば、初回情報登録料、月額業務料全額を返金するとしています。しかしその他のオプション料、コールオーバーが発生した場合の別途コールオーバー分はご請求対象となっています。14日以内に自らメール連絡を入れないと自動継続となってしまうため注意が必要です。
ハートフルコールセンター : 30日間無料トライアルを用意しています。
ビジネスアシスト : 30日間無料トライアルを用意していますが、月限定20社となっています。
シンフォネット : トップページに「申込み後、1ヶ月間不満足なら全額返金」というバナーがありますが詳しくは言及されていません。
株式会社テルリンク : 1ヶ月間の無料期間を設けている。
CUBE 電話代行サービス : サービスを1ヶ月使ってみて、思っていたのと違う、使うメリットを感じられなかった、満足できなかった場合は全額返金を対応している。
このように「無料トライアル」「返金保証」の観点から電話代行会社を見ると、どこか親切なサービスを提供しているかが分かります。